Organisasi formal dapat diibaratkan sebagai sebuah “kendaraan” untuk mencapai tempat tujuan secara bersama. Organisasi formal adalah sistem kegiatan yang terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerja bersama untuk mencapai tujuan di bawah kekuasaan dan kepemimpinan. Organisasi formal ini merupakan organisasi yang dengan sengaja direncanakan dan strukturnya secara tegas disusun.
DESAIN STRUKTUR ORGANISASI FORMAL
Struktur organisasi formal disusun adalah untuk membantu pencapaian tujuan organisasi dengan lebih efektif. Organisai formal harus memiliki tujuan dan sasaran supaya tahu bagaimana menjalankan organisasi untuk mencapainya. Tanpa tujuan organisasi tidak mungkin membuat perencanaan, dan bila organisasi tidak memilikki perncanaan maka tak akan ada ketentuan tentang jalannya organisasi. Tujuan organisasi ini akan menentukan struktur organisasinya, yaitu dengan menentukan seluruh tugas pekerjaan, hubunngan antara tugas, batas wewenaang dan tanggung jawab untuk menjalankan masing-masing tugas tersebuut. Struktur organisasi formal mempunyai dua muka ; pertama model struktur, di mana kita dapat mempergunakan prinsip-prinsip teori organisasi, dan kedua, dimensi-dimensi dasar struktur yang akan menentukan kegiatan-kegiatan dan hubungan-hubungan yang harus dilakukan dan tingkat spesialisasi yang dapat diberikan.
STRATEGI DAN STRUKTUR
Hubungan erat antara strategi dan struktur organisasionla pertama kali dijelaskan oleh chandler dala studinya pada beberapa perusahaan besar di amerika. Setiap perusahaan yang diteliti chandler pada mulanya mempunyai struktur yang disentralisasikan, di mana tipe struktur ini cocok untuk lini produk yang terbatas. Dalam pemilihan suatu strategi dan struktur untuk mengimplementasikannya para manajer harus mempertimbangkan pengaruh lingkungan eksternal terhadap organisasi. Seperti kita ketahui, strategi organisasi dipengaruhi oleh berbagai kesempatan dan ancaman dalam lingkungan eksternalnnya; berbagai tujuan, nilai dan kepercayaan para anggota dan berbagai kekuatan dan kelemahan. Strategi ini pada gilirannya akan mempengaruhi struktur organisasi dengan penjelasan sbb:
1. Strategi menentukan kegiatan-kegiatan organisasional yang merupakan basis pokok bagi desain organisasi
2. Strategi mempenngaruhi pemilihan teknologi dan oranng-orang yanng tepat untuk pelaksanaan kegiatan tersebut.
3. Strategi menentukan lingkungan spesifik di mana organisasi akan beroperasi
LINGKUNGAN EKSTERNAL DAN STRUKTUR
Dalam pembahasan pengaruh lingkungan pada desain organisasional secara terperinci kita perlu membedakan tipe-tipe lungkungan sebagai berikut:
1. Lingkungan stabil
2. Lingkungan berubah (changing environment)
3. Lingkkunagan bergejolak (turbulent environment)
Organisasi dalam ingkungan berubah mungkin dapat menggunakan kombinasi dua sistem :
1. Sistem mekanistik berarti bahwa kegiatan-kegiatan organisasi di perinci menjadi tugas-tugas yang terpisah dan terspesialisasi
2. Sistem organik individu-individu lebih cenderung bekerja dalam suatu kelompok dari pada bekerja sendiri
TEKNOLOGI DAN STRUKTUR
Menurut Woodward atas dasar hasil studinya, ada sejumlah hubungan antara proses teknologi dan struktur organisasi. Yang dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Semakin komnleks teknologi semakin besar jumlah manajer dan tingkat manajemen.
2. Rentang manajemen para manajer lini pertama meningkat dari produksi unit ke masa dan kemudian turun dari produksi masa ke proses.
3. Semakin tinggi kompleksitas teknologi perusahaan, semakin besar jumlah staf administratif dan klerikal.
ORANG DAN STRUKTUR
Sikap, pengalaman dan perantara para anggota organisasi juga berhubungan dengan struktur organisasi. Manajer dan struktur seperti telah disebutkan nilai-nilai manajerial merupakan faktor penting dalam penentuan sttrategi organisasi. Para manajer organisasi terutama para manajer puncak mempengaruhi pemilihan strategi secara langsung melalui preferensi mereka. Karyawan dan struktur, faktor-faktor seperti tingkat ppensisikan, latar belakang, derajat minat pada pekerjaan para karyawan dan ketersediaan berbagai alternatif di luar organisasi merupakan penentuan penting struktur organisasi.
PROSES DESAIN ORGANISASI
Dalam teori proses desain organisasi dapat di mulai dari mawah ke atas (bottom up) atau dari atas ke bawah (top down). Dengan pendekatan bawah ke atas proses dasar organisasi akan ditetapkan terlebih dulu, di mana hal ini berati merumusan dan menentukan secara simultan teknologi inti yang digunakan.
PENDEKATAN KONTIGENSI DALAM DESAIN ORGANISASI
Banyak teoritisi manajemen dan manajer praktek yang menyatakan keraguannya tentang suatu cara yang ideal untuk merencanakan organisasi, tidak ada suatu cara desain yang ampuh untuk segala kondisi. Jadi menurut pendekatan kontigensi, tugas manajer dalam desain organisasi adalah menetapkan suatu “kesesuaian” efektif antara struktur organisasi dan variabel-variabel tersebut.
MODEL-MODEL STRUKTUR ORGANISASI
Para manajer diharapkan dapat menentukan perilaku para anggota organisasi untuk menempatkannya pada suatu posisi dalam struktur. Suatu bentuk struktur yang muncul sesuai dengan kondisi-kondisi yang ada akan menjadi kurang efektif , disamping itu struktur dalam kenyataannya tidak sesuai dengan kondisi teknologi dan lingkungan yang tidak berjalan dengan baik. Berikut ini akan dibahas tiga model struktur organisasi yang dikenal :
1. Model Tradisional
Bentuk umumnya secara esiensial adalah piramid bentuk ini menunjukan suatu berbagai modul yang didasarkan pada konsep desain organisasi tradisional. Bentuk umum struktur organisasi tradisional ini akan berbeda untuk jenis operasi perusahaan yang berbeda pula struktur tradisional diirancang terutama untuk lingkungan uang stabil dan perubahan-perubahan yang terjadi didalamnya dapat diperkirakan.
2. Model Hubungan Manusiawi
Struktur hubungan manusiawi tidak menyarankan struktur formalnya dimodifikasi, model ini lebih mengusulkan bermacam-macam penyesuaian, teknik-teknik dan perilaku struktural “off line”. Yang paling penting dan yang pertama model hubungan manusiawi mempersilahkan para manajer untuk mempergunakan kemampuan kepemimpinannya untuk mengurangi friksi-friksi di antara orang dan jabatan mereka dalam organisasi. Yang kedua pendekatan hubungan manusiawi menyarankan manajer memanfaatkan organisasi informal dalam departemennya yang menunjukan bahwa ia memberikan tanggapan kooperatif dan bukannya malah menentang. Ketiga pendekatan hubungan manusiawi ditunjukan denngan sejumlah teknik atau program yang biasanya dibawah yurisdiksi atau kewenangan departement personalia, yang dirancang untuk melayani kebutuhan seluruh anggota organisasi.
3. Model Sumber Daya Manusia
Model ini berpendapat abahwa pada hirarkinya manusia mempunyai kemampuan untuk mempelajari pengarahan dan pengendalian diri lebih kreatif daripada pekerjaan mereka sekarang. Konsep model sumber daya manusia ini mencoba memaksimumkan fleksibilitas baik di dalam maupun di antara posisi yang berinteraksi. Tujuan organisasi model sumber daya manusia ditetapkan bersama oleh manajer dan bawahannya, atau palng tidak bawahan dilibatkan.
DIMENSI-DIMENSI DASAR STRUKTUR ORGANISASI
PEMBAGIAN KERJA
Secara ringkas dapat dinyatakan bahwa pembagian kerja akan mempengaruhi tingkat prestasi organisai melalui minimisasi ketergantungan pada individu tertentu atau keterampilan khusus dan gerakan atau perpindahan percuma komponen-komponen pekerjaan besar. Disamping itu pembagian kerja mengandung konsekuensi-konsekuensi pada perilaku para karyawan seperti menurunkan keterlibatan dan keputusan kerja karyawan menimbulkan kebosanan karena pekerjaan menjadi monoton. Perlu disadari bahwa pembagian kerja bukan hanya merupakan proses organisasional spesialisasi orang-orang juga merupakan suatu proses sosial.
BERBAGI FUNGSI YANG MELEKAT PADA STRUKTUR ORGANISASI
Kegiatan-kegiatan dan hubungan-hubungan sebagai fungsi-fungsi struktural yang terjadi secara garis besardapat diperinci sebagai berikut :
1. Wewenang adalah hak melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan sesuatu. Wewenang merupakan kunci jabatan manajerial.
2. Kekuasaan adalah kemampuan untuk melakukan hak tersebut. kekuasaan sering dicampurkan dengan wewenang walaupun kekuasaan dan wewenang sering ditemui bersama tetapi keduannya berbeda.
3. Tanggung jawab adalah kewajiban untuk melakukan sesuatu atau kewajiban seseorang untuk melaksanakan tugas atau fungsi organisasi. Setiap orang dalam suatu organisasi mempunyai tanggung jawab karena setiap orang mempunyai jabatan atau fungsi.
4. Akuntabilitas adalah faktor di luar individu dan erasaan pribadinya.bila seorang manajer menghendaki pertanggung jawaban untuk suatu kegiatan yang dilakukan bawahan dapat dikatakan akuntabilitas terjadi.
5. Komunikasi dalam organisasi dalam organisasi formal arus informasi mengalir secara khusus. Komunikasi seperti pemberian perintah, permintaahn akan suatu informasi dan penerangan tentang perintah, permintaan akan suatu informasi dan penerangan tentang keputusan manajemen sering mengalir dari ataske bawah melalui struktur tingkat organisasi.
6. Hubungan lini dan staf , masih berhubungan dengan konsep wewenag dikenal apa yang disebut hubungan lini dan staf. Wewenanglini adalah memberikan perintah-perintah atau melaksanakan kegiatan, sedangkan wewenag staf adalah memberkan bantuan dan nasehat, tetapi tidak memberikan perintah.
7. Rentang kendali adalah berapa orang jumlah bawahan yang dapat dikendalikansecara efektif oleh seorang manajer atau atasan. Rentanng kendali biasa disebut dengan istilah span of supervision.
8. Struktur flat dan tall.istila flat dan tall digunakan untuk menggambarkan pola penyeluru rentang kendali dan tingkatan manajemen. Konsep flat dan tall lebih bersangkutan dengan pengaturan struktural vertikal untuk organisasi secara keseluruhan.
9. Sentralisasi dan desentralisasi.dalam organisasi ini di aman wewenang dipegang atau dipusatkan pada seorang atau beberapa orang, kondisi sentralisasi wewenag tampak.
10. Rantai wewennag skalar. Bersangkutan dengan jumlah tingkatan dalam suatu organisasi dan secara otomatis ada kapan saja seorang individu dijadikan bawahan pada seorang atasan.
11. Kesatuan perintah. Dimaksudkan untuk memudahkan koordinasi
DEPARTEMENTASI
Departementasi mencerminkan organisasi horizontal pada setiap tingkatan hirarkidan berhubungan erat dengan prinsip spesialisasi klasik. departementasi yang lebih khusus secara ringkasdapat dijelaskan sebagai berikut;
1. Waktu
2. Pelayanan
3. Langganan
4. Peralatan
5. Urutan angka
Departementasi funsional pendekatan fungsional untuk pengelompokan kegiatan organisasi ini mungkin merupakan tipe departementasi yang paling umum dan luas digunakan dalam merancang struktur organisasi. Kebaikan utama departementasi fungsional adalah berkaitan dengan aspek-aspek positif spesialisasi. Bagaimanapun juga pendekatan fungsional mempunyai berbaga kelemahan antara lain mempersullit koordinasi, dapat mmenciptakan konflik antara fungsi, kurangnya kontak antara fungsi yang mengakibatkan para anggota berpandangan lebih sempit dan kurang inovatif. Departementasi produk, dalam hal ini manajemen dapat membentuk divisi-divisi setengah otonom, yang masing-masing merencang, memproduksi dan memasarkan sendiri produk-produknya. Setipa produk atau lini produk dikelola oleh seorang manajer yang bertanggungjawab kepada dierktur organisasi. Jadi, departementasi produk merupakan pengelompoka kegiatan-kegiatan atas dasar perbedaan barang-barang dan jasa-jasa menurut perbedaan-perbedaan cara produksi atau pemrosesan dan pemakaian akhir. Departementasi wilayah , bila organisasi di wilayah-wilayah yang tersebar maka departementasi atas dasar wilayah akan diperlukan. Kebaikan departementasi wilayah :
1. Pengambilan keputusan lebih cepat
2. Koordinasi tugas lebih mudah dilaksanakan
3. Beban manajemen pusat menjadi lebih ringan
4. Pertanggung jawaban lebih jelas
Sedangkan kelemahannya :
1. Kepentingan seluruh organisasi kurang diperhatikan
2. Meningkatnya biaya operasional organisasi
3. Mempersulit alokasi sumber daya
DESAIN STRUKTURAL MODERN
Penyelesaian sederhana yang ditawarkan teori-teori klasik tidak lagi cukup memadai untuk memecahkan berbagai masalah kompleks. Berikut ini akan diuraikan dan dianalisa berbagai model struktural lebih baru yang telah dirancang dan diimplementasikan untuk menghadapi tantangan tersebut :
1. Organisasi Proyek
Organisasi ini semakinbanyak digunakan dalam industri dengan teknologi tinggi yang memerlukan perhatiian besar terhadap perencanaan, penelitihan dan pengembangan dan koordinasi. Karakteristik terpenting organisasi proyek dan perbedaan paling radikal dengan struktur organisasi klasik adalah adanya hubungan-hubungan horizontal dan diagonal.
2. Berbagai Tipe Struktur Proyek
Ada beberapa macam bentuk struktur proyek. Bentuk yang pertama adalah organisasi proyek individual. Struktur ini hanya terdiri dari manajer proyek yang tidak mempunyai kegiatan atau personalia yang secara langsung melapor kepadaya. Tipe yang ke dua adalah organisasi proyek staf dengan tipe ini manajer mempunyai staf pendukung yang disediakan bagi kegiatan proyek tetapi tugas-tugas fungsional pokok organisasi dilaksanakan oleh departemen lini tradisional. Tipe yang ketiga adalah organisasi proyek intermix dimana didalamnya mempunyai personalia staf dan dipilih kepala fungsional utama yang melapor secara langsung kepadanya. Tipe yang keempat disebut organisasi proyek agregat manajer mempunyai semua personalia yang diperlukan untuk proyek staf dan lini.
3. Organisasi Matriks
Bila struktur proyek dilapiskan di atas struktur fungsional hasilnya adalah sebuah matriks. Terkadang organisasi matriks dianggap sebagai suatu bentuk organisasi proyek plus organisasi fungsional dan namanya digunakan dengan saling dapat dipertukarkan. Peranan manajemen proyek adalah mengatur waktu, kualitas dan standar biaya proyek agar sesuai dengan rencana. Organisasi matriks sangat terkenal dalam industri ruang angkasa dan organisasi yang memerlukan koordinasi karena banyaknya hubungan yang terjadi atau yang memerlukan prestasi teknik tinggi.
4. Organisasi Bentuk Bebas
Tipe organisasi yang berhubungan erat dengan model-model proyek dan metriks adalah struktur organisasi modern benruk bebas (free form organization), kadang-kadang disebut naturalistik atau organik. Dengan konsep bebas ini tidak ada satu cara pengordinasian, tetapi struktur dirancang untuk memenuhi berbagai kebutuhan tertentu pada suatu waktu tertetu. Tipe organisasi bentuk bebas dipandang sebagai perlluasab pola desentraisasi. Ada dua karakteristik umum tioe organisasi yang pertama: organisasi bentuk bebas menggunakan secara ektensif, kedua; organisasi bentuk bebas biasanya beranggotakan dan d kelola ole para manajer muda.
